Archivressourcen können je nach Art der Ressource verschiedenen Hierarchie-Ebenen zugewiesen werden. In diesem Artikel werden die unterschiedlichen Ebenen von Archivressourcen erläutert.
Sie können für jede Archivressource angeben, um welchen hierarchischen Typ von Ressource es sich handelt. Wählen Sie aus einem Dropdown-Menü, ob es sich um eine Sammlung, eine Serie, eine Akte oder ein Objekt handelt.
Ein Objekt (item) ist die kleinste archivische Einheit innerhalb des hierarchischen Systems, z. B. ein Brief, ein Memorandum, ein Bericht, ein Foto oder eine Tonaufnahme.
Eine Akte (file) ist eine Sammlung von Dokumenten, die im Rahmen des Archivierungsprozesses gruppiert wurden. Eine Akte ist eine gedankliche Gruppierung von Dokumenten, die von einem physischen Ordner zu unterscheiden ist. In einer Akte erhalten einzelne Dokumente (d. h. Gegenstände) eine kollektive Identität und einen gemeinsamen Kontext.
Eine Serie (series) beschreibt die Zusammenstellung von Unterlagen innerhalb einer Sammlung, die auf der Grundlage ihres Kontextes gruppiert wurden. Datensätze können in einer Serie zusammengefasst werden, weil sie aus derselben Sammlung stammen oder ein ähnliches Attribut aufweisen, das sich aus ihrer Erstellung, Aufbewahrung oder Verwendung ergibt. Durch die Bildung von Serien innerhalb einer Sammlung können Forscher besser erkennen, wo bestimmte Objekte zu finden sind.
Ein Bestand (collection) ist die höchste hierarchische Ebene innerhalb eines Archivierungssystems. Ein Bestand stellt die Gesamtheit des Archivmaterials dar, das aus derselben Quelle stammt - das kann eine Institution oder eine Einzelperson sein. Der Inhalt einer Sammlung kann auf der Grundlage gemeinsamer Merkmale wie Erwerbsart, Ersteller, Thema, Sprache, Medium oder Name des Sammlers zusammengestellt werden.
Diese Begriffe und Definitionen basieren auf der Encoded Archival Description (EAD) und dem General International Standard Archival Description (ISAD(G)). Der ISAD(G) ist ein internationaler Rahmenstandard für die Katalogisierung von Archivgut. Navigating.art hat diesen Standard in seine Plattform integriert, um den Erwerb von Archivgut und die Katalogisierung Ihrer Sammlungen an den international anerkannten Standards der Archivbeschreibung auszurichten.
Hierarchie der Beschreibungsebenen
Die vier Ebenen sind hierarchisch angeordnet. Der Bestand enthält alle anderen Kategorien. Er kann Serien, Akten und Objekte enthalten.
Eine Serie ist unterhalb der Sammlung und oberhalb einer Datei oder eines Objekts angesiedelt. Eine Serie kann mehrere Akten und Objekte enthalten.
Eine Akte kann sowohl Teil einer Sammlung als auch einer Serie sein. Eine Akte kann mehrere Objekte enthalten, aber keine Serie und keinen Bestand.
Objekte sind die kleinste Einheit in der Hierarchie. Ein Objekt kann Teil einer Akte, einer Serie oder eines Bestands sein, sofern keine anderen Unterkategorien existieren. Ein Objekt kann kein anderes Objekt, keine Datei, keine Serie und keinen Bestand enthalten. Ein Objekt kann nur aus einer einzigen archivischen Einheit bestehen und kann daher kein anderes Archivmaterial enthalten.
Beispiel
Ein Bestand kann Archivmaterialien enthalten, die für die Erforschung eines Kunstwerks oder Projekts relevant sind. Die Materialien können zunächst in verschiedene Serien unterteilt werden, z. B. "Korrespondenzen", "Dokumentationen" und "Verschiedenes". Die Serie "Korrespondenz" kann dann in Akten unterteilt werden, die jeweils Korrespondenz mit verschiedenen Personen enthalten. Die kleinste Ebene wären in diesem Fall die in den Akten enthaltenen einzelnen Briefe. Die anderen Serien können ebenfalls unterteilt werden: So kann die Reihe "Dokumentation" auf der Ebene der Akten in verschiedene Themenbereiche unterteilt werden, z. B. Zeitungsausschnitte und Notizen. Die Dokumente in den Akten "Zeitungsausschnitte" und "Notizen" stellen in diesem Fall die Objekte dar.